1. DEFINITIONS
L’Employeur : La société Resultance / Metrum / Synergie Development au Luxembourg
Le Bénéficiaire / Salarié : le salarié de l’Employeur bénéficiant d’un véhicule dans le cadre de son activité professionnelle.
Le Salarié : le Bénéficiaire ainsi que toute autre personne autorisée à conduire le véhicule conformément à la présente Charte & Car Policy.
Le Gestionnaire de flotte : le prestataire de services mandaté par l’Employeur pour gérer la flotte de véhicules.
Le Loueur / Société de leasing : la société auprès de laquelle sont loués les véhicules. Voir le détail dans la Car Policy.
Le Loueur reste propriétaire du véhicule et délègue la responsabilité de l’usage à l’Employeur et au Salarié.
2. OBJET ET PORTEE DU DOCUMENT
La présente Charte vise à :
- Préciser les modalités d’attribution, d’utilisation, d’entretien et de restitution des véhicules mis à disposition par l’Employeur ;
- Garantir une utilisation conforme aux obligations légales et contractuelles ;
- S’assurer que le Bénéficiaire en accepte les conditions.
La Charte est signée par chaque Bénéficiaire lors de l’attribution du véhicule.
La présente charte annule et remplace tous les éventuels accords antérieurs relatifs à la mise à disposition d’une voiture par l’Employeur.
Sur décision de l’Employeur, une nouvelle version peut être présentée à tout moment.
3. ATTRIBUTION ET CHOIX DU VEHICULE
3.1 Attribution
L’attribution d’un véhicule peut :
- Être prévue dans le contrat de travail ;
- Faire l’objet d’un avenant au contrat de travail ;
- Être décidée selon les besoins liés à l’activité du Bénéficiaire.
L’attribution d’un véhicule relève de la seule décision de l’Employeur et ne constitue pas une obligation de mise à disposition.
La voiture fournie au Salarié ne devient pas sa propriété et il s’engage à la remettre à la disposition de l’Employeur, à première demande, en parfait état de marche et munie de tous les accessoires et documents fournis par l’Employeur ou par la société de location et dépourvue de tout objet personnel.
Le salarié reconnaît n'acquérir aucun droit de propriété sur la voiture de société mise à sa disposition. Celle-ci est et reste en effet la propriété de la société de leasing avec laquelle l’Employeur a conclu un contrat pour la voiture concernée. Le certificat d’immatriculation est également établi au nom de la société de leasing.
Quelles que soient les dispositions contenues dans la présente Charte, l’Employeur se réserve le droit de remplacer à tout moment et sans justification une voiture de société attribuée par une voiture d’une autre marque et/ou motorisation, et d’octroyer au salarié une autre voiture de la flotte immédiatement disponible, y compris une voiture d’une catégorie différente du grade du Salarié, en fonction des disponibilités. Le salarié devra utiliser cette voiture jusqu’à la fin du contrat de leasing.
En outre, l’employeur se réserve à tout moment le droit de munir la voiture d’un logo ou autre texte publicitaire de taille modeste, sans que cela porte préjudice aux responsabilités et obligations mentionnées dans la présente charte.
3.2 Catégories et politique de flotte
Les règles d’affectation du véhicule à un Bénéficiaire ainsi que les éventuelles possibilités de choix d’un Véhicule sont définies dans un autre document appelé « Car Policy ».
La « Car Policy » est la politique de l’Employeur qui définit le choix des marques, le choix des modèles et des versions de Véhicules et détermine les règles d’affectation aux Bénéficiaires en fonction de leurs statuts ou de leur utilisation. Cette politique peut évoluer sur décision de l’Employeur.
Vous pourrez trouver sur le site : https://Resultance.kelis.lu les versions actualisées de la présente charte, de la Car Policy et du catalogue en ligne des véhicules.
Le salarié peut également opter pour un downgrade (maximum une classe de voiture en dessous) et ainsi réduire son avantage de toute nature (ATN). Ce choix du Salarié ne lui donnera le droit à aucune compensation financière de la part de l’Employeur.
Le véhicule pourra être attribué de façon définitive ou temporaire, en fonction de la disponibilité (voitures de stock). En aucun cas, l’attribution temporaire d’un véhicule de catégorie supérieure ne crée un droit acquis pour l’avenir
Un nouveau salarié se verra attribuer une voiture correspondant à sa catégorie.
Si aucune voiture n’est disponible dans la flotte, une voiture de location peut être temporairement prévue jusqu’à ce qu’une voiture de la flotte se libère, sans aucune contrepartie ou compensation financière pour le salarié.
3.3 Procédure de commande
Le Gestionnaire de flotte gère les échéances de remplacement.
Le Gestionnaire contacte le salarié pour lancer le processus de choix.
L’offre est validée par la Direction avant commande auprès du Loueur.
Seule la Direction peut valider et transmettre une commande.
3.4 Procédure de livraison
La livraison de la voiture est communiquée par la société de leasing au Gestionnaire de flotte qui prendra contact avec le salarié.
Le salarié ne peut en aucun cas prendre livraison de la voiture sans l’autorisation préalable du Gestionnaire de flotte.
Lors de la réception du véhicule, le salarié est tenu de vérifier si la voiture est conforme à sa commande et si elle est bien munie des accessoires légaux (triangle de danger, trousse de secours, extincteur, gilet de sécurité (jaune).
Les pièces suivantes sont fournies par la société de leasing :
• Manuel de la société de leasing
• Documents de bord (immatriculation/assurance/conformité/taxe)
• Clé(s) de réserve
• Manuel de la voiture
• Carnet d’entretien
Si le véhicule n’est pas conforme à la commande, le salarié est tenu de prendre immédiatement contact avec Gestionnaire de flotte et le véhicule ne peut pas être réceptionné.
Par conséquent, un véhicule réceptionné équivaut à un véhicule accepté.
3.5 Véhicule disponible en parc
Lorsqu’un véhicule est disponible en parc, l’Employeur peut le réattribuer prioritairement à un salarié en attente ou en renouvellement.
3.6 Changement de statut
En cas de changement de statut ou de fonction, le salarié ne peut solliciter un remplacement immédiat du véhicule avant l’expiration de la durée du contrat de leasing.
3.7 Renouvellement
Environ six mois avant la fin du contrat de leasing, le salarié sera invité par le Gestionnaire de flotte à choisir son nouveau véhicule.
Avant de restituer son ancien véhicule, le salarié devra veiller aux éléments décrits à l’article 15.1 et il recevra à cet effet un e-mail du Gestionnaire de flotte.
4. USAGE DU VEHICULE
Deux catégories de véhicules peuvent être attribuées au Bénéficiaire selon ses fonctions et les besoins liés à son activité professionnelle :
- Le Véhicule de fonction, permettant une utilisation à titre professionnel et personnel ;
- Le Véhicule de service, réservé à une utilisation strictement professionnelle.
Les modalités spécifiques d’utilisation de chaque catégorie sont définies ci-après.
4.1 Véhicule de fonction
4.1.1 Définition du Véhicule dit de fonction
Le Véhicule de fonction est un véhicule attribué au Bénéficiaire lui permettant une utilisation à titre professionnel et à titre personnel.
Les conditions d’usage et les obligations associées sont fixées par la présente Charte & Car Policy.
4.1.2 Usage professionnel
Le Véhicule de fonction est utilisé pour les déplacements professionnels.
L’Employeur prend en charge les frais de consommation associés (carburant, péages, stationnements, etc.) selon les règles précisées et sur présentation des justificatifs requis.
Les déplacements pris en charge par l’Employeur comprennent notamment :
Les déplacements professionnels liés à l’exercice des fonctions du Bénéficiaire ;
Les trajets entre le domicile et le lieu de travail.
4.1.3 Usage personnel et avantage en nature (ATN)
Le Véhicule de fonction peut être utilisé à des fins personnelles, en complément de l’usage professionnel.
Les frais engendrés par cette utilisation sont à la charge du Bénéficiaire via l’Avantage en Nature (ATN), conformément à la législation fiscale en vigueur.
Le salarié s’engage à ne pas introduire dans sa déclaration à l’impôt des personnes physiques les frais réels du trajet domicile-lieu de travail et des déplacements professionnels.
a) Rappel de la législation
Selon le Code de la Sécurité sociale, les avantages en nature constituent des éléments de rémunération soumis à cotisations sociales et imposables fiscalement.
Lorsqu’un véhicule est mis à disposition d’un salarié pour un usage mixte (professionnel et privé), l’utilisation privée constitue un avantage en nature imposable, évalué
conformément aux dispositions légales, arrêtés et décrets applicables.
Le montant correspondant à cet avantage en nature est imputé sur le bulletin de paie du Bénéficiaire.
b) Calcul de l’avantage en nature (ATN)
Le calcul de l’avantage en nature obéit à des normes fiscales strictes auxquelles l’Employeur est tenu.
Son montant peut évoluer en fonction :
• de la réglementation en vigueur,
• du type et du modèle de véhicule attribué,
• et, le cas échéant, de la politique interne de l’Employeur
Le montant applicable de l’avantage en nature est communiqué individuellement par le Gestionnaire de flotte au moment de la mise à disposition du véhicule.
c) Restrictions d’usage personnel
Le véhicule ne peut en aucun cas être utilisé à des fins :
• commerciales ou lucratives,
• de transport rémunéré de personnes ou de marchandises,
• ou de compétitions automobiles (courses, rallyes, essais, etc.),
• transport de substances dangereuses et/ou explosives et/ou illictes.
• Toute utilisation contraire à ces règles expose le Bénéficiaire à des sanctions disciplinaires et au retrait immédiat du véhicule.
4.1.4 Déplacements à l’étranger
Le Bénéficiaire s’engage à ne pas quitter le territoire de la Communauté européenne avec le véhicule sans avoir obtenu l’autorisation préalable écrite de l’Employeur.
Le cas échéant, le Bénéficiaire doit s’assurer que la couverture d’assurance du véhicule est étendue pour la durée du séjour à l’étranger.
Tout séjour du véhicule à l’étranger doit correspondre à la durée normale d’un voyage d’affaires ou de vacances.
En cas d’utilisation non autorisée hors du territoire, les frais, amendes, et conséquences éventuelles (frais d’assurance, immobilisation du véhicule, etc.) seront intégralement à la charge du Bénéficiaire.
4.2 Véhicule de service
4.2.1 Définition du Véhicule dit de service
Le Véhicule de service est un véhicule attribué au Bénéficiaire pour l’exécution de ses missions professionnelles.
Il ne peut être utilisé que dans un cadre strictement professionnel, et reste à tout moment la propriété du Loueur ou de l’Employeur.
4.2.2 Usage professionnel
Le Véhicule de service est exclusivement utilisé pour les besoins liés à l’activité du Bénéficiaire.
L’Employeur prend en charge les frais de consommation associés (carburant, péages, parkings) selon les règles précisées et sur présentation des justificatifs requis.
Les déplacements pris en charge par l’Employeur sont :
- Les déplacements professionnels liés à l’exercice des fonctions ;
- Les trajets domicile-lieu de travail lorsque ceux-ci sont nécessaires à l’activité.
4.2.3 Usage personnel
L’usage personnel d’un Véhicule de service est strictement interdit.
Toute utilisation non autorisée à des fins privées constitue une faute disciplinaire pouvant entraîner :
- le retrait immédiat du véhicule,
- le remboursement des frais engagés,
- et, le cas échéant, des sanctions prévues par le règlement interne ou le contrat de travail.
4.3 Carburant/recharge
Outre une voiture de société, l’employeur met également à la disposition du salarié une carte énergie et/ou une carte de recharge. Cette carte carburant/carte de recharge est strictement associée au salarié et ne peut par conséquent être transmise à des collègues ni à des tiers.
4.3.1 Utilisation de la carte carburant/recharge
Les dépenses de carburant ou de recharge du véhicule ne peuvent pas être soumises au remboursement via une note de frais. Elles sont exclusivement prises en charge au moyen de la carte carburant/recharge mise à votre disposition.
Afin d’en garantir l’utilisation, chaque collaborateur est invité à anticiper ses besoins et organiser ses déplacements en tenant compte du réseau de stations-service et de bornes de recharge partenaires.
La carte couvre les besoins professionnels ainsi qu'un usage privé usuel et raisonnable. Toute dépense de carburant ou de recharge engagée dans un cadre personnel non conforme aux règles de proportionnalité définies à l'article 4.1.4, non couverte par la carte mise à disposition ou effectuée auprès d’un prestataire n’appartenant pas au réseau accepté par celle-ci, reste intégralement à la charge du collaborateur et ne pourra donner lieu à aucun remboursement ou pourra faire l'objet d'une refacturation.
4.3.2 Dépenses professionnelles et remboursements
Par exception à ce qui précède, certaines dépenses engagées dans le cadre d’une activité professionnelle peuvent faire l’objet d’un remboursement via une note de frais.
Toute dépense liée à un projet doit être préalablement validée par un Partner avant d’être soumise au remboursement.
Les frais de péage engagés dans le cadre d’un déplacement professionnel peuvent être remboursés via une note de frais, sous réserve de la présentation du justificatif correspondant (ticket ou facture), conformément aux règles applicables à l’ensemble des dépenses professionnelles.
4.3.3 Suivi de la consommation
À chaque plein, le kilométrage du véhicule doit être encodé correctement. Cette information permet à l’employeur d’assurer le suivi de la consommation et du kilométrage du véhicule.
Lorsque le Salarié dispose temporairement d’un véhicule de remplacement, il convient d’introduire le kilométrage « 10 ».
Pour les véhicules électriques, le suivi de la consommation est effectué sur la base des données issues de la carte de recharge ou du câble intelligent/connecté fourni avec le véhicule.
4.3.4 Sécurité de la carte
Le code secret de la carte ne peut en aucun cas être conservé avec celle-ci. Par ailleurs, il est fortement recommandé de ne pas laisser la carte carburant/recharge dans le véhicule
de société.
4.3.5 Contrôle et utilisation conforme
Une prise en charge manifestement disproportionnée de frais privés (carburant, péages) est susceptible de dépasser le cadre légal de l'avantage en nature et d'exposer l'entreprise ainsi que le collaborateur à un risque de requalification fiscale et sociale au titre de la réglementation locale applicable.
En cas d’utilisation abusive de la carte, de non-respect du principe de proportionnalité, de surconsommation injustifiée ou de mentions erronées volontaires du kilométrage, des mesures régularatrices et/ou des sanctions seront prises. Ces mesures peuvent aller de la refacturation des frais indus à la privation de l’usage d’une voiture de société ou de la carte carburant, pouvant aller jusqu'au licenciement pour faute grave.
Afin de garantir une utilisation conforme de la carte carburant et d’éviter toute situation pouvant entraîner de telles sanctions, nous vous remercions de respecter les consignes suivantes :
• privilégier systématiquement le carburant le moins cher compatible avec votre véhicule (SP95 lorsque cela est possible) ;
• éviter les pleins sur autoroute ou dans des stations reconnues pour leurs tarifs particulièrement élevés, sauf nécessité liée au déplacement ;
• renseigner les kilomètres de manière obligatoire, exacte et précise lors de chaque utilisation de la carte ;
• pour les véhicules hybrides, maximiser autant que possible les recharges électriques afin de limiter la consommation de carburant ;
• utiliser la carte carburant exclusivement pour le véhicule de société auquel elle est associée.
En cas de perte ou de vol de sa carte carburant, le salarié téléphonera immédiatement au numéro Card Stop +32 2.288.33.22 (option 2 après le choix de la langue) pendant les heures de bureau et informera le Gestionnaire de flotte par e-mail de la perte ou du vol de ladite carte.
Pendant les heures de bureau, le salarié peut, en cas de problèmes supplémentaires, s’adresser au Gestionnaire de flotte. Signalez toujours au Gestionnaire de flotte quand la carte a été bloquée, pour que celui-ci puisse demander une nouvelle carte.
5. UTILISATEURS AUTORISES
Sous la responsabilité du Salarié, les utilisateurs suivants sont autorisés à utiliser le véhicule de fonction :
5.1 Utilisateurs autorisés
5.1.1 Conjoint(e)
Le ou la conjointe du Salarié, ou la personne avec laquelle il/elle vit, sont autorisés à utiliser le véhicule sous réserve de fournir à l’Employeur une photocopie de son permis de conduire.
5.1.2 Enfants
Les enfants majeurs du Salarié avec lesquels il vit sont autorisés à conduire le véhicule sous réserve de fournir à l’Employeur la photocopie du permis de conduire.
6. SECURITE ET RESPECT DU CODE DE LA ROUTE
6.1 Respect du Code de la route et capacité de conduite
Le Bénéficiaire s’engage à respecter le Code de la route et être en pleine capacité de conduite.
Il est rappelé que certains traitements médicaux et la prise de médicaments peuvent altérer la capacité de conduite du Bénéficiaire. Il est de la responsabilité du Bénéficiaire de solliciter son médecin traitant et de suivre strictement ses recommandations.
Le Bénéficiaire s’engage à ne pas conduire ni confier la conduite du véhicule à toute autre personne sous l’influence de l’alcool, de stupéfiants ou de toute autre substance altérant la conscience ou la capacité de réaction.
6.2 Pratiques de conduite
Le Véhicule ne pourra être utilisé pour toutes pratiques spécifiques (compétitions, rallyes …).
En plus du respect strict du code de la route, l’Employeur demande au Bénéficiaire d’adopter une conduite responsable et économique pour lui-même et pour son environnement.
6.3 Téléphone au volant
L’utilisation d’un téléphone portable lors de la conduite d’un véhicule, même en kit mains libres, augmente les risques d’accident de la circulation.
Lorsque le véhicule est équipé d’un kit mains libres, il est rappelé que, conformément au Code de la route, « le conducteur doit se tenir constamment en état et en position d’exécuter sans délai toutes les manœuvres qui lui incombent ».
L’usage du kit mains libres en conduisant reste sous la responsabilité du Bénéficiaire.
6.4 Kit de sécurité
Depuis le 1er juillet 2008 la présence dans tous les Véhicules d’un triangle de pré-signalisation et d’un gilet auto-réfléchissant, est obligatoire. L’Employeur a prévu la mise à disposition du Kit de sécurité. Il est de la responsabilité du Bénéficiaire de s’assurer de sa présence et de se procurer un Kit de sécurité en cas de manquement.
Le Kit de sécurité doit rester dans le véhicule en fin de location ou d’utilisation.
6.5 Etat du véhicule
Il est de la responsabilité du Bénéficiaire de s’assurer que le véhicule qu’il utilise est en état de fonctionnement. En cas de doute, il est de sa responsabilité de trouver une autre solution de mobilité, d’engager les opérations de diagnostic et de réparations nécessaires dans le strict respect des procédures de fonctionnement qui lui sont indiqués par le Loueur, l’Assisteur, le constructeur automobile et par son Employeur.
6.6 Non-respect des règles de sécurités
L’Employeur se réserve le droit de suspendre la mise à disposition d’un Véhicule si ses règles de conduites n’étaient pas respectées.
7. INFRACTIONS AU CODE DE LA ROUTE
En marquant son accord sur la présente charte, le salarié accepte que son adresse soit, dans le respect de la loi sur la protection de la vie privée, communiquée à la société de leasing pour que les documents résultants d’éventuelles infractions au Code de la route puissent être envoyés directement à son domicile.
Sauf en cas d’indentification directe du conducteur par l’autorité verbalisante, vis-à-vis de l’employeur, le salarié sera toujours considéré responsable de l’infraction commise et devra assumer les responsabilités légales et financières.
7.1 Responsabilité du Bénéficiaire
Le Code de la route stipule que le « Le conducteur d’un véhicule est responsable pénalement des infractions commises par lui dans la conduite dudit véhicule ».
Pour les contraventions liées au code de la route et/ou pénalement répressibles, les articles du Code de la route précisent que c’est « le titulaire du certificat d’immatriculation du véhicule [qui] est redevable pécuniairement de l’amende encourue …à moins qu’il n’apporte tous éléments permettant d’établir qu’il n’est pas l’auteur véritable de l’infraction ».
7.2 Procédure de paiement direct des contraventions par le Bénéficiaire
Toute contravention reçue par l’Employeur est associée à un véhicule dont le Bénéficiaire a la responsabilité. A la réception de la contravention, l’Employeur ou le Gestionnaire de flotte en informe immédiatement le Bénéficiaire par mail et lui communique les documents reçus. Le Bénéficiaire dispose alors de 48h pour payer directement à l’administration le montant de la contravention et s’identifier comme auteur de l’infraction.
Il transmet à son Employeur ou au Gestionnaire de flotte dans le même délai une confirmation de paiement. Le Bénéficiaire devra également supporter tous les coûts de pénalités liées au non-paiement ou à un retard de paiement ainsi que les éventuels frais de gestion de contravention facturés à l’Employeur.
B- Redevance de stationnement
L’Employeur communiquera directement la redevance au bénéficiaire.
Le bénéficiaire devra également supporter tous les coûts de pénalités liées à non-paiement ou à un retard de paiement ainsi que les frais de gestion de contravention facturés par le Loueur à l’Employeur.
7.3 Procédure de paiement suite à la communication d’informations par l’employeur à l’administration
Conformément à la réglementation, concernant les infractions au Code de la route et/ou infractions pénalement répressibles :
Si le conducteur officiel du véhicule ne s’est pas identifié comme responsable de l’infraction auprès des autorités, l’Employeur ou le gestionnaire de flotte communiquera l’identité du salarié Bénéficiaire réputé auteur de l’infraction et complétera à cet effet le formulaire adéquat joint à l’avis de contravention. Le salarié ayant commis l’infraction sera donc redevable de l’amende.
7.4 Poursuite judiciaire
L’employeur se réserve le droit de prendre des mesures qui excluent toute poursuite judiciaire à charge de l’entreprise, par ex. en cas de conduite sous influence ou de provocation d’un accident sous influence avec une voiture de société.
7.5 Déduction sur salaire et frais avancés par l’Employeur
En cas de frais et/ou d’amendes résultant de l’utilisation du véhicule par le salarié, ce dernier en assumera l’entière responsabilité.
Le salarié est tenu de régler directement ces frais et/ou amendes auprès des autorités compétentes. À défaut de paiement direct par le salarié, toute somme avancée ou supportée par l’Employeur restera intégralement à la charge du salarié, qui s’engage à la rembourser selon les modalités communiquées par l’Employeur.
Les franchises seront déduites directement du salaire.
8. PERMIS DE CONDUIRE
8.1 Validité du permis du conduire
Le Bénéficiaire reconnaît être en possession d’un permis de conduire valide l’habilitant à conduire le véhicule que son Employeur lui met à disposition.
8.2 Information sur la perte de permis de conduire
Le Bénéficiaire s’engage à informer son Employeur, dans les 24h, lors d’un retrait de permis de conduire ne lui permettant plus de conduire son Véhicule.
8.3 Contrôle de validité du permis de conduire
L’Employeur pourra être amené, à tout moment, à demander au Bénéficiaire de bien vouloir lui confirmer la validité de son permis de conduire.
L’Employeur pourra également demander au Bénéficiaire, à tout moment, de lui présenter son permis de conduire original.
9. L’ENTRETIEN DU VEHICULE
9.1 Contrôles d’usage
Le Bénéficiaire doit régulièrement effectuer les contrôles élémentaires relatifs à l’entretien du Véhicule dont il a la responsabilité à savoir :
- Vérification régulière des niveaux d’huile, de liquide de refroidissement, de freinage, de lave-glace,
- Vérification de la pression des pneumatiques (à faire tous les mois selon les recommandations constructeurs).
9.2 Visites périodiques et révisions
Le Bénéficiaire est responsable de la réalisation des visites d’entretien, conformément au rythme prévu par le constructeur, et ce, chez un agent ou concessionnaire de la marque.
Le salarié peut être tenu pour responsables des dégâts occasionnés par le non-respect de ces délais.
9.3 Pneumatiques
Les pneumatiques constituent un élément de sécurité important du Véhicule. Il est de la responsabilité du Bénéficiaire de faire changer les pneumatiques selon leur degré d’usure.
Sont inclus dans le contrat, les pneus « Eté » et « Hiver ». Il est obligatoire de faire changer les pneus au moment opportun qui vous sera signalé par le Gestionnaire de flotte.
Généralement Les pneus hiver doivent être placés entre le 10 octobre et le 30 novembre et obligatoirement retirés pour le 15 avril.
Les permutations et réparations de pneus doivent impérativement être réalisés par les centrales de pneus agréés par les sociétés de leasing.
Les frais découlant d’une permutation de pneus non effectuée à temps seront entièrement à la charge du conducteur.
9.4 Anomalie ou alerte
En cas de problèmes, si un voyant lumineux s’allume ou clignote (témoin d’eau ou d’huile), il est demandé de s’arrêter impérativement et faire immédiatement appel à l’assistance.
Malgré ces consignes, si le salarié continue de rouler avec les témoins allumés, les frais de remise en état ou de changement de moteur, n’étant pas pris en charge par le constructeur automobile ou par le Loueur, l’Employeur pourra être amené à faire supporter le coût total des réparations au Bénéficiaire.
9.5 Propreté et état général du véhicule
L’utilisation d’un Véhicule engage l’image de marque de sa Société, aussi il est demandé que le Bénéficiaire soit attentif à l’état de propreté de son Véhicule.
De même, il est aussi demandé au Bénéficiaire de maintenir un très bon état général du Véhicule au niveau de la carrosserie. Il est notamment demandé de restituer son Véhicule au Loueur dans un état irréprochable.
Lors du transport d’un animal domestique, le salarié veillera à placer cet animal dans un box de transport prévu à cet effet. Le salarié prendra les précautions nécessaires afin d’éviter les dégâts et les salissures (poils, odeurs, etc.) à l’intérieur de la voiture. Si le transport d’un animal entraîne une moins-value ou des frais de nettoyage et de réparation, ceux-ci seront entièrement pris en charge par le salarié.
Il est interdit de fumer dans la voiture de société. Toute moins-value et tous frais de nettoyage, de désodorisation ou de réparation des dommages causés par des cigarettes ou d’autres articles pour fumeurs seront entièrement à la charge du salarié
L’Employeur suit particulièrement les frais de remise en état de véhicules facturés par le Loueur suite à la restitution du Véhicule.
9.6 Véhicule de remplacement
Un véhicule de remplacement est fourni dès que votre véhicule est immobilisé ou inutilisable pendant un minimum de 24 heures.
Le contrat de location ne prévoit pas de voiture de remplacement pour des réparations et des entretiens qui prennent une journée. Les exceptions à cette règle ne sont autorisées que par la Direction. Le recours abusif à une voiture de remplacement est entièrement à charge du salarié.
10. CONTROLE TECHNIQUE DU VEHICULE
10.1 Rappel de la législation
Le contrôle technique s'applique aux voitures particulières et aux utilitaires légers d'un poids total inférieur ou égale à 3,5 tonnes.
Les voitures particulières de plus de 4 ans sont soumises au contrôle technique qui sera renouvelé obligatoirement tous les 2 ans. Le contrôle doit être effectué dans les 6 mois qui précèdent le 4ème anniversaire de la 1ère mise en circulation du véhicule.
10.2 Responsabilité
Il est de la responsabilité du Bénéficiaire d’organiser le contrôle réglementaire du Véhicule qui lui est affecté dans le délai légal. La procédure de passage de contrôle technique est détaillée dans le guide du conducteur ou bien dans la pochette conducteur donnée par le Loueur.
Vous pouvez contacter votre Gestionnaire de flotte en cas de doute.
10.3 Retour d’information
Un retour d’information par mail vers votre Gestionnaire de flotte vous est demandé en lui indiquant la date exacte du contrôle technique et éventuellement en lui transmettant une copie du rapport d’inspection. Cette remontée d’information lui permettra de vous alerter sur les prochaines échéances éventuelles. Le rapport d’inspection sera alors archivé dans le dossier du véhicule
11. MONTAGE D’ACCESSOIRES PERSONNELS
11.1 Autorisation
Si le Bénéficiaire d’une voiture de fonction souhaite tracter une caravane, une remorque, ou tout autre engin avec le Véhicule qui lui est confié, une autorisation de son Employeur doit lui être préalablement accordée.
11.2 Acquisition, montage et démontage
L’acquisition, les frais de montage et de démontage d’un accessoire ou équipement personnel sont à la charge du Bénéficiaire.
Il est rappelé que tout accessoire personnel doit être démonté avant la restitution au Loueur. Le Véhicule ne devra avoir subi aucune modification de structure. Il ne devra subsister aucune trace visible susceptible d’entrainer des frais de remises en état. Si tel était le cas, l’Employeur se réserve le droit de faire supporter au Bénéficiaire les charges facturées.
11.3 Assurance complémentaire
Il lui appartient de faire les démarches nécessaires auprès de son assurance personnelle afin de garantir le risque à ses frais.
12. SUIVI DES KILOMETRAGES DU VEHICULE
12.1 Relevés kilométrages
La remontée de relevés kilométriques au Gestionnaire de flotte constitue un élément important de la bonne gestion générale de la flotte automobile de l’Employeur.
Cette remontée peut s’opérer automatiquement à travers la saisie de kilométrages lors de paiement avec des cartes carburant. Elle peut également s’effectuer par le loueur lors du passage du Véhicule en entretien. Une remontée manuelle des relevés de kilométrages, par mail ou autre moyen propre à l’Employeur, peut également être demandée.
12.2 Responsabilité du Bénéficiaire concernant le suivi des Kilométrages
Il est de la responsabilité du Bénéficiaire de s’assurer que les informations transmises par les moyens cités précédemment sont justes.
Le Bénéficiaire est responsable d’alerter et d’informer son Gestionnaire de flotte de sa prévision de kilométrages mensuels futurs, notamment dans le cas d’un changement prévisible de son rythme de roulage susceptible d’impacter le coût de détention du Véhicule.
13. RESPECT DU CONTRAT D’UN VEHICULE EN LOCATION
13.1 Respect de la durée et du Kilométrage du contrat
Le salarié s’engage à informer le Gestionnaire de flotte de tout élément lié à son mode de vie, à ses habitudes de déplacement ou à tout changement de situation susceptible d’entraîner une augmentation significative du kilométrage mensuel prévu dans le cadre de l’utilisation du véhicule mis à disposition. Le salarié reconnaît qu’un dépassement important du kilométrage contractuel peut entraîner des surcoûts dans le cadre du contrat de leasing, lesquels pourront être répercutés conformément aux dispositions établies par l’employeur.
14. ASSURANCE ET GARANTIES
14.1 Assurance du véhicule
Le Véhicule est assuré tous risques pour les usages prévus dans la Charte. Le Bénéficiaire doit s’assurer qu’il détient une attestation d’assurance valide. Il peut à tout moment solliciter son Gestionnaire de Parc pour obtenir une nouvelle attestation.
Le salarié reste personnellement responsable de toutes les conséquences dommageables découlant des fautes non assurées qu’il a commises et des fautes lourdes pour lesquelles la compagnie d’assurance a droit à un recours suivant les clauses habituelles du contrat d’assurance. Dans ce cas, il devra toujours prendre à sa charge le dommage causé à des tiers et/ou à l’employeur et/ou au véhicule.
14.2 Détail des garanties souscrites
La police d’assurance souscrite par l’Employeur couvre les garanties décrites précisément dans le Guide d’Assistance visible sur https://Resultance.kelis.lu/guideassistance. Celles-ci peuvent évoluer.
Le Bénéficiaire reconnait avoir pris connaissance des garanties.
14.3 Effets personnels
Il est rappelé que les effets personnels ne sont pas couverts par les garanties souscrites lors de vols, vandalisme ou autre sinistre.
14.4 Sinistralité
Le coût total de la police d’assurance de l’Employeur est solidairement lié au niveau de sinistralité de chacun des Bénéficiaires.
L’Employeur informe le Bénéficiaire qu’un suivi strict des sinistres est assuré au sein de la société.
14.5 Accident, vol, tentative de vol et vandalisme
Le salarié s’engage à informer par écrit et immédiatement la société de leasing ainsi que le Gestionnaire de flotte de tout sinistre, vol ou accident impliquant ou non des tiers, quelle qu’en soit l’importance, dans lequel le véhicule est impliqué.
Un procès-verbal est toujours souhaitable afin d’éviter des contestations ultérieures ; il est important de demander le plus rapidement possible le numéro du procès-verbal ou de la recommandation du parquet pour le transmettre à la société de leasing.
En cas d’accident, de vandalisme, de vol ou de tentative de vol, le salarié est tenu d’en avertir la société de leasing au moyen d’un constat d’accident. Il est recommandé de toujours remplir complètement le constat d’accident, avec un schéma montrant clairement les circonstances de l’accident.
En cas de tentative de vol, un procès-verbal doit toujours être établi.
En cas de délit de fuite, un procès-verbal doit être dressé s’il existe des indications claires pouvant mener à l’auteur du délit de fuite, telles que le numéro de plaque ou des déclarations de témoins.
Le constat d’accident et le procès-verbal doivent être envoyés à la société de leasing ou au Gestionnaire de flotte.
Le salarié s’engage également à apporter sa collaboration à toutes les démarches, même de droit, et de faire réparer le plus rapidement possible les dommages éventuels.
L’absence de données indispensables ou leur envoi tardif peuvent avoir pour conséquence que la réparation soit mise à la charge du salarié.
Il est interdit au salarié, après qu’un sinistre s'est produit, de reconnaître ses torts vis-à-vis de qui que ce soit et/ou de promettre un dédommagement.
Les réparations ne peuvent être exécutées que moyennant l’accord de la société de leasing et chez l’un des fournisseurs agréés.
Le salarié veillera à faire parvenir au gestionnaire de la flotte une copie de toute la correspondance relative au sinistre.
Les assurances ne prévoient aucune couverture pour les objets personnels.
14.6 Franchise
En cas de dommages matériels, une franchise est d’application (le montant de cette dernière est mentionné dans la Car Policy). La franchise sera à la charge du Salarié lors d’un accident dont ce dernier est considéré comme responsable et pour tout accident pour lequel, 6 mois à compter depuis la date de l’accident, aucune décision définitive n’est encore intervenue en matière de responsabilité.
A défaut de tiers identifié, la franchise est également d’application.
La franchise n’est pas d’application dans le cas de bris de vitre par jet de pierre et vol total du véhicule.
Les dommages éventuels qui ne sont pas couverts par la police d’assurance sont également entièrement à charge du salarié.
Ces dispositions peuvent être modifiées dans l’avenir, soit de manière générale, soit pour le salarié en particulier, si le nombre des sinistres augmente.
Le montant de franchise peut être différente selon les leasers et est précisée dans la Car Policy https://Resultance.kelis.lu/car-policy
15. FIN DE L’UTILISATION DU VEHICULE DE SOCIETE
L’utilisation de la voiture et de la carte carburant prend fin en cas de :
• Cessation du contrat de travail entre le salarié et l’entreprise
• Fin/cessation du contrat de location.
15.1 Fin de l’octroi du véhicule de société
Lorsque survient l’une des situations suivantes, le droit d'usage d'un véhicule de société prend immédiatement fin :
• La (pré)pension ou le (pré)départ anticipé.
• La fin du contrat de travail.
• La prise d’un congé parental.
• Le refus de la compagnie d’assurance de couvrir le/la conducteur·rice et/ou le véhicule, notamment en raison d’un comportement de conduite inapproprié ou d’une négligence du salarié.
• L’utilisation du véhicule en contradiction avec le présent règlement.
• Une infraction grave, telle que la conduite en état d’ivresse, la consommation de stupéfiants ou de médicaments altérant la capacité de conduite.
• Le retrait du permis de conduire par les instances compétentes.
Concernant les trois derniers points du cadre ci-dessus (usage du véhicule en contradiction avec le présent règlement, infraction grave, retrait du permis de conduire), l’ensemble des frais supplémentaires éventuels sera à la charge du salarié.
En cas de suspension du contrat de travail, l’employeur appliquera les dispositions prévues par le Code du travail.
En ce qui concerne la restitution de la voiture dans les cas ci-dessus, les mêmes règles que celles en vigueur pour la restitution d’une voiture en fin de leasing s’appliquent (voir article 15.2).
15.2 Fin du contrat de leasing
Le salarié est tenu de remettre le véhicule le dernier jour de son contrat de travail ou le jour ouvrable suivant la date d’expiration du contrat de location.
Le salarié est tenu, lorsque le contrat de location arrive à son terme ou est résilié, ou en cas de départ du salarié pour quelque motif que ce soit, de restituer le véhicule et la carte carburant sans mise en demeure et en respectant les indications de l’employeur ou du gestionnaire de flotte.
Le véhicule doit ainsi avoir été entièrement nettoyé, à l’intérieur et à l’extérieur, être muni de tous les documents qui s’y rapportent, être dépourvu de vices cachés et de tout objet personnel, être pourvu de tous les équipements et accessoires d’origine ou installés pendant la durée de l’utilisation, y compris de pneumatiques répondant aux exigences légales et le réservoir plein. Tous les documents de bord et les deux clefs doivent être remis en même temps que le véhicule.
Si le véhicule n’est pas propre, un forfait de 120 € de nettoyage sera déduit du salaire du salarié. Si des documents sont manquants, les frais de duplicata seront également déduits. Aussi, pour des raisons évidentes de sécurité et de confort, il est strictement interdit de fumer à l’intérieur de la voiture. En cas de non-respect, l’employeur se réserve le droit de prélever les frais d’un nettoyage spécifique.
Le lieu et la date de la restitution du véhicule est arrêté en concertation avec le gestionnaire de flotte, afin de permettre l’établissement d’un rapport d’expertise du véhicule et de résoudre toutes les discussions relatives à des dommages non signalés. Le rapport d’expertise doit clairement mentionner tout dommage visible et le nombre de kilomètres au compteur ; il doit aussi comporter une estimation des réparations nécessaires pour remettre le véhicule en parfait état. La présence du salarié est obligatoire lors de l’expertise de « fin de contrat ». En cas d’absence, le salarié donne par défaut son accord sur le rapport d’expertise et ne peut introduire de réclamation ultérieure à l’encontre de celui-ci.
Après le contrôle, le salarié ne peut plus conduire le véhicule.
Le salarié veillera à ce que tous les dommages, non considérés comme des “dommages dus à l’usure normale” du véhicule soient déclarés à l’assurance et réparés avant la restitution.
Les dommages non assimilables à des dommages dus à l’usure normale et non réparés sont intégralement à charge du salarié. Ce montant correspond à la somme réellement facturée par le garagiste/carrossier ou la société de leasing pour la remise en état du véhicule.
16. MODALITES DE RECHARGE
L’employé ayant plusieurs possibilités pour recharger sa voiture, il s’engage à recharger sa voiture électrique selon l’ordre suivant :
- Si une borne a pu être installée à son domicile privé dans le cadre de la mise à disposition de la voiture de société (ou s’il dispose déjà d’une borne de recharge à son domicile), l’employé s’engage à recharger prioritairement sur cette borne.
- Si l’employé ne dispose pas d’une borne à son domicile, il s’engage à recharger prioritairement sa voiture au bureau ou sur les bornes chez les clients. La priorité d’accès aux bornes installées au bureau revient aux utilisateurs ne disposant pas d’une borne à leur domicile.
- Usage occasionnel des chargeurs publics, si impossibilité de charger à l’entreprise ou au domicile et selon la présente charte.
16.1 à domicile
16.1.1 par câble sur prise domestique
Le salarié recevra un câble « intelligent » lui permettant de recharger son véhicule à son domicile et sera remboursé selon les mêmes modalités que les titulaires d’une borne à domicile.
16.1.2 via une borne au domicile
Afin d’accompagner les salariés dans la transition verte, l’employeur propose aux salariés qui le désirent et pour peu que ce soit techniquement et financièrement faisable, de faire installer une borne de chargement chez l’employé.
La part de l’employeur consisterait uniquement à l’acquisition et le placement de la borne. Tout travaux nécessaires électriques ou gros-œuvre sont à charge du salarié.
La borne sera et restera la propriété de l’employeur.
En cas de fin de collaboration entre le salarié et l’employeur, le salarié aura la possibilité de racheter la borne à sa valeur résiduelle ou la borne sera retirée.
Il est possible pour le salarié de « payer » sa borne depuis son installation et donc d’en devenir propriétaire par l’imposition d’un ATN complémentaire au véhicule mis à disposition.
Le software de gestion de la borne enverra automatiquement le relevé de consommation électrique à l’employeur. Le remboursement des consommations sera établi conformément aux dispositions légales et réglementaires. Le remboursement sera effectué au plus tard pour la fin du mois suivant.
En cas de suspension de la mise à disposition de la voiture pour quelle que raison que ce soit, l’utilisation de la borne de recharge au domicile pour la voiture de société, pour cette même période, est également suspendue. En fonction de la durée de la suspension, l’employeur pourra, à son entière discrétion et sans que l’employé ne puisse s’y opposer, procéder à l’enlèvement de la borne à ses frais. L’employé pourra aussi manifester son souhait d’acquérir la borne de recharge à sa valeur résiduelle
16.2 Recharge chez Resultance ou chez le client
Le salarié peut utiliser les bornes de recharge qui se trouvent sur les divers parkings chez les clients ou chez Resultance.
Au bureau Resultance (Strassen), le salarié peut actuellement utiliser un câble de recharge.
! Attention, les salariés s’engagent à déplacer leur véhicule dès que celui-ci est rechargé afin de permettre à d’autres conducteurs·rices de recharger leur véhicule. !
16.3 Recharge sur une borne du réseau CIRCLE K/ TOTAL ENERGIES
Le salarié doit privilégier la recharge de son véhicule aux bornes du réseau Total Energies. Votre carte carburant vous permet également de payer vos recharges électriques sur ces bornes.
Voici un lien vers le réseau TotalEnergies
16.4 Recharge sur une borne de recharge publique
Les frais de recharge sur bornes publiques seront pris en charge par le salarié, sauf en cas d’extrême urgence, où une explication valable devra être fournie au service comptable. L’acceptation reste de la libre appréciation dudit service
17. TRAITEMENT DES DONNEES
17.1 Données personnelles
La gestion du parc de Véhicules nécessite la communication des données personnelles suivantes notamment dans le traitement des infractions du code de la route, le contrôle de validité des permis de conduire :
• GSM privé et professionnel / email privé et professionnel.
• Adresse privée complète
• Date et lieu de naissance
• N° Permis de conduire / date d’émission
17.2 Responsabilité du Bénéficiaire et de l’Employeur
Le Bénéficiaire reconnaît être informé de cette situation, conformément à la Loi du 1er août 2018 portant organisation de la Commission nationale pour la protection des données et mise en oeuvre du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen modifiée. Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès du service RH de l’Employeur.
L’Employeur déclare respecter les règles de confidentialité ainsi que les mesures sécurité nécessaires à leur traitement.
17.3 Suivi des indicateurs de gestion du parc de Véhicules
L’Employeur déclare être est amené à suivre les indicateurs de saine gestion du parc de véhicules tels que :
• Le taux de sinistralité responsable
• Les frais de remise en état excessifs
• Ratio de consommation de carburant et les anomalies de consommation
• Les véhicules ne respectant pas les révisions constructeurs
• Les contrats de location non respectés
Le Bénéficiaire reconnaît en être informé et confirme ainsi sa volonté de participer à l’amélioration de la gestion du parc de Véhicules de l’Employeur.